Bei Anreise mit der Bahn oder dem Flugzeug werden die Teilnehmer per Shuttle zum Hotel gefahren, wo ihre Zimmer bereits bezugsfertig sind.
Zu Beginn der Veranstaltung checken die Teilnehmer am Welcome-Desk ein und erhalten ihre Tagungsunterlagen, die zuvor von B2-events aus den Anmeldelisten erstellt wurden. Neben den üblichen Unterlagen enthalten die Mappen auch ein Namensschild, den offiziellen und den persönlichen Ablauf der Teilnehmer.
Durch den Einsatz modernster Technik können auch Sonderwünsche realisieren werden. Die komplette Veranstaltung wird für eine spätere Vervielfältigung in mehreren Sprachen mitgeschnitten.
Das Lunch findet in der Ausstellung von Industrie und Sponsoren statt. Die verschiedenen Vorspeisen und das Dessert sind bereits auf Tellern angerichtet und werden von Kellnern gereicht. Das Hauptgericht und die Getränke sind als klassisches Buffet aufgebaut.
Anhand der guten Ausschilderung finden sich die Tagungsteilnehmer in den weitläufigen Räumlichkeiten zurecht und treffen nachmittags pünktlich zu den am Workshops ein. Die Teilnehmer, die für keinen der Workshops oder das Rahmenprogramm angemeldet sind, halten sich in den speziell konzipierten Aufenthalts-, Besprechungs- oder Ruhezonen auf.
Bei dem abendlichen Galadinner in einer außergewöhnlichen Location vergessen Ihre Gäste die Arbeit und genießen ein grandioses Showprogramm.
Am nächsten Tag setzen die Teilnehmer die Tagung fort. Alle nötigen Informationen erhalten sie am durchgehend besetzten Info-Point, der gleichzeitig als Anlaufstelle für Wünsche und Probleme dient.